Event-Marketing: Unternehmensförderung durch Veranstaltungen

Event-Marketing ist ein Komplex von Maßnahmen, die auf die Förderung eines Unternehmens, die Steigerung der Markenbekanntheit sowie die Vermarktung von Produkten oder Dienstleistungen ausgerichtet sind. Veranstaltungen mit vielen Gästen sind eine hervorragende Möglichkeit, die eigenen Stärken zu präsentieren, die Qualitätsmerkmale des Produkts und seine Vorteile zu demonstrieren sowie vertrauensvolle, langfristige Beziehungen zur Zielgruppe aufzubauen, neue Kunden und Geschäftspartner zu gewinnen.

Diese Art des Marketings wird in verschiedenen Formaten eingesetzt. Am beliebtesten ist die Organisation unterschiedlicher Aktionen, die auf die Popularisierung der Marke, die Steigerung des Umsatzes oder die Präsentation eines neuen Produkts ausgerichtet sind. Wenn Ihr Ziel darin besteht, das Image und den Status der Marke zu stärken und Ihre Expertise zu demonstrieren, empfehlen wir eine andere Strategie – die Teilnahme an Veranstaltungen als Gast.

Wichtig! Beispiele für Event-Marketing sind Konferenzen in allen Formaten, einschließlich online, Geschäftstreffen, Webinare und Pressekonferenzen. Wenn Sie den Teilnehmern ein Treffen in ungezwungener Atmosphäre organisieren möchten, verbinden Sie das Angenehme mit dem Nützlichen – ein Business-Frühstück oder ein Geschäftsessen.

Wie Sie erkennen, ob Event-Marketing zu Ihnen passt

Das Signal zum Start aktiver Maßnahmen ist eine positive Antwort auf die folgenden Aussagen.

• Ihr Unternehmen ist groß und entwickelt sich weiter, Sie verbergen keine Kontaktdaten, einschließlich Adresse, Telefon und Personalstärke.
• Ihr Produkt hat sich auf dem Markt bewährt und zahlreiche positive Kundenbewertungen erhalten.
• Die Unternehmensleitung plant, die Kontakte mit Verbrauchern und der Zielgruppe auszubauen, deren Meinungen und Wünsche zu berücksichtigen, auf Kommentare und Fragen zu antworten und bei Reklamationen souverän zu reagieren.
• Das Unternehmen genehmigt ein monatliches Budget für Optimierung, Online-Werbung, Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten in sozialen Netzwerken und auf thematischen Plattformen.
• Sie haben das Ziel – zu expandieren und den Gewinn zu steigern.

Aufgaben, die Event-Marketing löst

1. Information der Zielgruppe

Umsatz und Kundenzahl zu steigern ist ohne die Information der Zielgruppe ziemlich schwierig. Eine der Funktionen des Event-Marketings besteht darin, Kunden über neue Produkte, Dienstleistungen, Marken, deren Möglichkeiten, Eigenschaften und Vorteile zu informieren.

Wenn das Treffen von einem Unternehmensvertreter durchgeführt wird, erfolgt die Erzählung aus erster Hand – und das ist aus mehreren Gründen deutlich effektiver:

• Ein Experte, der das Produkt/die Dienstleistung bestens kennt, wird es im besten Licht präsentieren;
• er wird Fragen professionell beantworten;
• wenn unter den Eingeladenen Medienvertreter sind, erhält Ihr Produkt oder Unternehmen einen weiteren starken Informationskanal in Form einer Pressemitteilung oder eines Veranstaltungsberichts.

2. Nachfrage schaffen und aufrechterhalten

Event-Marketing zieht die Zielgruppe an und steigert den Umsatz – diese Funktion ist für die Vertriebsabteilung äußerst nützlich. Wenn die Notwendigkeit entsteht, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu vermarkten, kann eine entsprechende Aktion direkt bei der Zielveranstaltung organisiert werden. Für den Direktverkauf sollten Vertriebsmanager zuständig sein, die Instrumente zur Suche und Gewinnung potenzieller Kunden einsetzen. Sie müssen in der Lage sein, das Angebot vorzustellen, Fragen zu beantworten und das Produkt zu verkaufen.

3. Markenförderung

Bekanntheit ist eines der Erfolgsgeheimnisse einer Marke, eines Unternehmens oder eines Produkts. Ergebnisse in dieser Richtung lassen sich durch die Teilnahme an Event-Marketing-Veranstaltungen erzielen. Nicht immer ist eine direkte Teilnahme erforderlich – oft reicht eine indirekte Präsenz, damit Ihr Unternehmen mit anderen großen Marktteilnehmern assoziiert wird.

Varianten der indirekten Teilnahme im Namen des Unternehmens oder der Marke:

• Erwähnung in der Sponsorenliste – wählen Sie groß angelegte Veranstaltungen, so wird Ihr Sponsoring gewichtiger und bedeutsamer;
• Ihr Logo in E-Mail-Versendungen zur Veranstaltung sowie auf der thematischen Website;
• ein Werbeflyer im Paket der Verteilmaterialien;
• Logo und Slogan auf dem großen Hintergrundscreen.

Dieser Ansatz funktioniert neben seiner direkten Funktion auch als Außenwerbung und steigert die Effektivität der Werbeabteilung.

4. Steigerung der Loyalität von Stammkunden

Das Interesse der Stammkunden muss ständig aufrechterhalten und gewärmt werden, da jeden Tag neue Namen auf dem Markt erscheinen und kreative Werbespots auftauchen. Event-Marketing hilft, die Zielgruppe zu halten, die sich bereits für Sie entschieden hat. Es geht nicht nur um Kunden, sondern auch um Partner – organisieren Sie für sie eine Aktion als Belohnung für ihr Vertrauen und danken Sie ihnen für ihre Wahl. Betonen Sie unbedingt, wie wichtig Ihnen diese Treue trotz der aktiven Arbeit der Wettbewerber ist. Veranstaltungen können für Kunden und Partner organisiert werden, wobei sie vorab in zwei Gruppen aufgeteilt werden – solche, die für das Geschäft nützlich sind, und solche, die positive Emotionen bringen.

Instrumente des Event-Marketings

Präsentationen

In der Liste der Event-Marketing-Instrumente nehmen Präsentationen eine wichtige Stellung ein. Sie werden bei der Einführung eines neuen Unternehmens, Produkts oder einer Dienstleistung durchgeführt und laden Gäste ein, die direkt am Angebot interessiert sind. Beispielsweise wird eine neue Haarpflegelinie den Besitzern von Schönheitssalons und Friseuren präsentiert, während Landmaschinen für Vertreter landwirtschaftlicher Betriebe von Interesse sind.

Die Aufgabe besteht darin, den Gästen detaillierte Informationen bereitzustellen und die Vorteile des Produkts im Vergleich zu Angeboten der Wettbewerber zu demonstrieren. Die Veranstaltung ist:

• sachlich;
• zurückhaltend;
• ein Unterhaltungsprogramm ist nicht vorgesehen.

Instrumente sind Videodisplays, Informationsstände, Fotomaterialien und Videos. Für die Gäste werden gedruckte Werbematerialien vorbereitet.

Tipp! Laden Sie einen Experten zur Präsentation ein, um sich die Unterstützung eines Branchenführers zu sichern und das Kundenvertrauen zu stärken.

Messen

Im Event-Marketing gibt es zwei Arten von Messen:

• Messe eines einzelnen Unternehmens, wenn ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung auf den Markt gebracht wird und die Veranstaltung ausschließlich diesem/dieser gewidmet ist – dieses Format ist recht selten;
• Branchenmesse – wird unter Beteiligung mehrerer Hersteller durchgeführt, die in derselben Nische arbeiten, mit dem Ziel, ihre Entwicklungen und Erfolge zu demonstrieren.

Messen werden meistens regelmäßig in bestimmten Abständen durchgeführt – einmal alle zwei oder drei Jahre. Der Rhythmus wird so gewählt, dass genügend Zeit bleibt, neue Technologien auf den Markt zu bringen.

Instrumente sind statische Stände, Endlospräsentationen, eine dem Unternehmen zugewiesene Zone, die entsprechend gestaltet ist. Versuchen Sie, den Firmenstand so zu gestalten, dass er sich harmonisch in die allgemeine Stilistik der Messe einfügt, sich aber gleichzeitig von den benachbarten Zonen abhebt.

Wichtig! Eine Messe ist ein effektives Instrument des Event-Marketings. Als Teilnehmer eingeladen zu werden bedeutet Anerkennung von Autorität und Expertise, finanzielle Stabilität und eine hervorragende Möglichkeit, neue Partner und Investoren zu finden.

Foren und Konferenzen

Konferenzen sind große Bildungsveranstaltungen, bei denen Experten in einem bestimmten Bereich Vorträge halten. Während einer Konferenz werden in der Regel Workshops durchgeführt, was die Einbindung der Besucher und deren Nutzen erhöht. Rund 40 % der Unternehmen bezeichnen Konferenzen als das effektivste Veranstaltungsformat zur Erreichung ihrer Ziele.

Was Foren betrifft, ist ihr größter Vorteil das Networking. Es handelt sich um eine Veranstaltung, die Fachleute zusammenbringt, die durch ein gemeinsames Ziel und gemeinsame Interessen verbunden sind, um Erfahrungen auszutauschen, Ergebnisse zu besprechen, Probleme zu diskutieren und Partner sowie Investoren zu finden. Gerade Foren bieten eine hervorragende Möglichkeit, das Geschäft auf ein neues Niveau zu heben. Die Teilnahme an diesem Format des Event-Marketings steigert Ihre Autorität und Expertise.

Festliche Events

Nehmen Sie an Stadt-, Landes- oder nationalen Feiern teil, die den Kunden positive Emotionen schenken und vertrauensvolle, freundschaftliche Beziehungen zwischen Unternehmen und Zielgruppe aufbauen. Geeignete Instrumente für dieses Format sind Wettrennen, Musik, Bewirtung, Geschenke und Shows. Werbung sollte dagegen minimal und unaufdringlich sein. Sie können eine Fotozone einrichten und sie mit Ihrem Logo dekorieren.

Vorteile dieser Art der Event-Promotion:

• maximale Reichweite der Zielgruppe;
• Gewinnung neuer Kunden;
• positive Emotionen werden mit Ihrer Marke assoziiert, was die Loyalität steigert;
• nach der Veranstaltung veröffentlichen Medien Informationsbeiträge – ein zusätzlicher Informationskanal.

Seminare und Webinare

Bildungsvorträge sind das Markenzeichen von Seminaren. Die Teilnahme von Experten und Fachleuten steigert die Bedeutung der Veranstaltung, und die Möglichkeit für das Publikum, Fragen zu stellen und das Thema zu diskutieren, ist eine der Methoden, das Vertrauen in das Unternehmen zu stärken. Rund 10 % der Unternehmer bezeichnen Seminare und Webinare als entscheidenden Faktor bei der Erreichung ihrer Geschäftsziele.

VIP-Veranstaltungen

Dieses Beispiel des Event-Marketings wird zur Umsatzsteigerung und Förderung der Kundenloyalität eingesetzt. Der VIP-Status setzt voraus:

• Organisation auf höchstem Niveau – ein luxuriöser Saal oder Veranstaltungsort, Bewirtung, Getränke, ein Geschenk für jeden Gast;
• Einladung nur an Top-Aktionäre, die für das Geschäft wichtigsten Kunden und Ehrengäste.

VIP-Veranstaltungen wird von nicht mehr als 8 % der Unternehmer eine große Bedeutung beigemessen.

Checkliste für die Event-Organisation

Jede Veranstaltung im Event-Marketing erfordert eine kompetente Vorbereitung, und das Ergebnis wird von folgenden Kriterien beeinflusst: Planung, Fähigkeiten und praktische Erfahrung der Organisatoren. Man muss verstehen – aus organisatorischer Sicht ist diese Art der Promotion nicht die einfachste.

Ein Unternehmer kann eine der drei Methoden zur Durchführung einer Aktion nutzen:

• sich an eine spezialisierte Agentur wenden;
• einen Fachmann einstellen – diese Option eignet sich für Unternehmen, die häufig solche Events veranstalten;
• die organisatorischen Aufgaben selbst übernehmen.

1. Ziele und Aufgaben festlegen

Jede Veranstaltung wird mit einem Ziel durchgeführt – die Interessen Ihres Unternehmens zu fördern. Aufgaben kann es jedoch deutlich mehr geben. Das Wichtigste ist, dass die Gäste während der Aktion nicht das Gefühl bekommen, dass ihnen etwas aufgedrängt wird – die Menschen sollen nur die Freiheit der Wahl spüren.

Der Anlass für Event-Marketing kann unterschiedlich sein – real, erfunden, geplant oder einem konkreten Ereignis gewidmet. Je nach Zielen und Aufgaben wird die Zielgruppe bestimmt.

Aufgaben, für die Event-Marketing eingesetzt wird:

• Erinnerung an das Unternehmen;
• Aufrechterhaltung der Nachfrage nach Produkt/Dienstleistung;
• Präsentation von Neuheiten;
• Aufmerksamkeit von Investoren, Partnern und Medien gewinnen;
• Erweiterung der Zielgruppe;
• Bindung von Stammkunden;
• Aufbau eines Unternehmensstils und Images;
• Demonstration der tatsächlichen Vorteile und technischen Möglichkeiten des Produkts.

2. Analyse der Zielgruppe

Jede Aktion im Rahmen der Event-Promotion sollte mit der Bestimmung des Teilnehmerkreises beginnen, wobei eine konkrete Frageliste hilft. Bewahren Sie die Antworten sorgfältig in einer separaten Datei auf, da sie nicht nur für die Suche in sozialen Netzwerken benötigt werden, sondern auch für die Erstellung von Texten, die das Event beleuchten.

Fragen zur Bestimmung der Zielgruppe:

• Geschlecht, Alterskategorie, Familienstand und Wohnort;
• Beruf, Arbeitsplatz, Einkommensniveau;
• Interessen und Hobbys;
• Probleme, Schwierigkeiten und Ängste der Zielgruppe;

Wenn es um ein festliches Event-Marketing geht, ist es nicht überflüssig, sich nach Musik- und Küchenvorlieben zu erkundigen.

Falls es Ihnen nicht gelingt, Antworten zu erhalten und den Kreis der Eingeladenen und Teilnehmer zu bestimmen, empfehlen wir einen anderen Weg. Untersuchen Sie die Wettbewerber auf deren Websites und in sozialen Netzwerken, lesen Sie Bewertungen und Meinungen zu ähnlichen Aktionen. Meistens ist das eine unerschöpfliche Quelle nützlicher Informationen. Besondere Aufmerksamkeit verdienen negative Meinungen – darin finden sich in der Regel praktische, konkrete Wünsche und Anmerkungen.

Eine weitere Möglichkeit – besuchen Sie die Veranstaltung, die Sie planen, sprechen Sie mit Organisatoren und Teilnehmern, erkundigen Sie sich nach deren Meinung und beobachten Sie einfach aufmerksam.

3. Programm durchdenken

Überlegen Sie, welches Event-Marketing-Thema die Gäste/Teilnehmer, die zu Ihren Kunden werden sollen, definitiv interessieren wird. Beschränken Sie sich nicht auf eine einzige Variante – Sie sollten mehrere Formate parat haben:

• Online-Präsentation;
• Masterclass;
• Aktion auf der Website.

Wenn das Programm einem aufsehenerregenden Ereignis gewidmet ist, das in der Gesellschaft diskutiert wird, denken Sie daran – solche Anlässe haben eine begrenzte Aktualitätsdauer.

Das Programm und das Szenario müssen einerseits den Interessen und Wünschen der Verbraucher entsprechen und andererseits im Rahmen Ihrer Möglichkeiten bleiben.

Event-Promotion bietet die Schlüsselmerkmale einer erfolgreichen Veranstaltung – Angemessenheit, Nutzen und Kreativität. Denken Sie daran, dass letztendlich alle profitieren sollen – Organisatoren und Gäste.

Besondere Aufmerksamkeit verdient die Wahl des Veranstaltungsortes. Berücksichtigen Sie die Anzahl der Teilnehmer sowie deren Möglichkeiten. Wenn die Mehrheit mit öffentlichen Verkehrsmitteln anreist, wählen Sie einen Ort in der Nähe einer U-Bahn-Station oder eines günstigen Verkehrsknotenpunkts. Wenn die meisten Gäste ein eigenes Fahrzeug haben, sollte in der Nähe des Veranstaltungsorts ein Parkplatz vorhanden sein.

Ebenso wichtig ist es, die Wetterbedingungen zu berücksichtigen – bei praller Sonne oder Niederschlag wird ein Vordach oder ein Dach benötigt, bei kaltem Wetter ein beheizter Raum.

Bewerten Sie sorgfältig Ihr Budget. In der Regel ist die Miete für den Saal oder den Veranstaltungsort der größte Kostenfaktor. Verteilen Sie das Geld so, dass nach der Zahlung noch Mittel für die anderen Punkte des Plans übrig bleiben.

Ein weiterer wichtiger Punkt des Szenarios – Buffet und Unterhaltungsprogramm, falls eine große und langandauernde Veranstaltung geplant ist. Für ausländische Gäste kann eine Besichtigungstour zu interessanten Sehenswürdigkeiten organisiert werden.

4. Promotion der Veranstaltung

Gemäß den Regeln des Event-Marketings ist eine Veranstaltung nur dann effektiv und bringt Nutzen, wenn sie von einer ausreichenden Anzahl an Gästen, Medienvertretern und Experten besucht wird. Dafür müssen Einladungen vorbereitet und verschickt werden. Wir bieten verschiedene Kanäle und Methoden der Benachrichtigung an:

• E-Mail-Versand mit einer spannenden Nachricht;
• Ankündigungen auf Websites mit verwandter Thematik;
• Messenger;
• Druckprodukte – Flyer, Postkarten (wählen Sie Orte mit der größten Menschenansammlung);
• erstellen Sie entsprechende Gruppen und Communities in sozialen Netzwerken.

Tipp! Die Reichweite der Zielgruppe lässt sich durch bezahlte Kanäle steigern – kontextbezogene und zielgerichtete Werbung.

Die Mindestfrist, in der Sie die Gäste über Datum und Ort informieren sollten, beträgt 2–3 Wochen, die maximale – 3 Monate. Je größer und globaler die Veranstaltung im Sinne des Event-Marketings und je mehr Gäste geplant sind, desto mehr Zeit benötigen die Menschen zur Vorbereitung. Senden Sie unbedingt einige Tage vor dem Termin eine Erinnerung an alle Teilnehmer.

5. Durchführung des Events

Nutzen Sie unbedingt Foto- und Videodokumentation – diese Materialien werden eine hervorragende Ergänzung für die Berichte über die Veranstaltung.

Starten Sie Live-Übertragungen der Veranstaltung in Echtzeit, veröffentlichen Sie Beiträge in verschiedenen sozialen Netzwerken und verwenden Sie Hashtags. Dieser Ansatz wird die Reichweite und das Engagement der Zielgruppe steigern und die Teilnehmer auf die nächsten ähnlichen Events einstimmen.

6. Analyse der Effektivität

Wenn die Veranstaltung beendet ist, ist sie nur für die Gäste beendet – für die Organisatoren geht der Prozess weiter. Es ist notwendig, das Feedback zu analysieren und zu verstehen, inwieweit die Erwartungen der Teilnehmer erfüllt wurden, was gefallen hat und was nicht, welche Verbesserungsvorschläge es gibt. Dafür empfehlen wir, einen Fragebogen zu erstellen. Es kann mehrere Fragebögen geben – segmentieren Sie die Gäste in thematische Gruppen:

• Medien;
• Investoren;
• Geschäftspartner;
• Gäste.

Senden Sie den Teilnehmern im Nachgang Materialien zu und bieten Sie einen angenehmen Bonus an, zum Beispiel in Form von Rabatten auf Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung.

Die häufigsten Fehler, die nach Empfehlung der Agentur Solarweb vermieden werden sollten: die Zielgruppe verfehlen, eine schlechte Promotionsstrategie, fehlende Elemente des Unternehmensstils und ineffektive Kommunikation mit den Teilnehmern. Wenn Sie eine wichtige Veranstaltung planen, wenden Sie sich an uns – gemeinsam finden wir das beste Event-Marketing-Format, organisieren und führen es mit maximaler Wirkung und hoher Effektivität durch. Sie können uns per Telefon, über soziale Netzwerke oder das Kontaktformular erreichen.